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domingo, 30 de octubre de 2011

Aprende práctica: Microsoft Office Excel 2003

Fórmulas: 


Introducción

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Las hojas de cálculo como Excel son herramientas que nos pueden ayudar mucho a hacer más trabajo en menos tiempo, es decir ser más eficientes en nuestra labor. Parte de esta eficiencia sólo se podrá lograr si sabemos utilizar de forma adecuada algunas de las fórmulas que más de manera más frecuente nos encontraremos en nuestras tareas cotidianas. 


Hemos hecho una selección de las fórmulas que con base en nuestra experiencia, consideramos se utilizan de forma más continua en Excel aunque probablemente requieras más de las que aquí describimos. No dejes de visitar las demás guías para algunas fórmulas de Excel que podrás encontrar en este sitio, sin duda alguna de ellas te será de utilidad.
Para comenzar vamos a recordar un poco la sintaxis que de manera general tienen las fórmulas en Excel y que es de la siguiente manera:
=formula(parámetro 1 [, parámetro 2]… [, parámetro n])
Donde los parámetros pueden ser operandos (números, celdas o rangos de celdas con los que se realizará una operación) o pruebas lógicas.

Operadores aritméticos

En Excel podemos utilizar los operadores matemáticos para realizar las operaciones básicas como la suma, resta, multiplicación y división cuyos operadores son respectivamente +, -, *, /
Para utilizarlos debemos comenzar la celda con el signo = para indicarle que lo que sigue dentro de la celda tendrá que ser interpretado como una fórmula y después indicarle la operación.
Podemos utilizar estos operadores directamente con valores de la siguiente forma:
=10+12
=8-5
=12*4
=1420/12
También se pueden utilizar los valores de una celda utilizando sus referencias, por ejemplo
=C1+C2
=D4-A1
=B3*B4
=C6/C7
Este tipo de operadores es más rápido de utilizar que algunas fórmulas, además de ser más recomendable para realizar operaciones en celdas que no son contiguas, es decir que no están juntas en una misma fila o columna.

Sumar

La primera operación utilizarás casi de forma inmediata en Excel es la función sumar.
La función sumar tiene la siguiente sintaxis:
=SUMAR(rango)  ó
=SUMAR(sumando 1,sumando 2 [,..., sumando n
])
Ahora, utilizando como parámetros los valores de algunas celdas haremos lo siguiente. Supongamos que tenemos la siguiente hoja de cálculo.

Hoja de ejemplo
Para sumar las cledas correspondientes a las unidades vendidas tendremos que escribir la siguiente fórmula en la celda C8:

=SUMA(C2:C7)
De esta forma sólo se utiliza la fórmula y el rango, es más conveniente cuando los términos a sumar están en celdas contiguas ya sea una columna, una fila o una matriz. 

Funciones númericas

Contar

Contar celdas con valor númerico 

La función contar nos ayuda a saber cuantas celdas tienen un valor numérico asignado.
Utilizando el ejemplo anterior podemos contar las celdas que tiene valor numérico en la columna B para saber cuantos artículos hay en la lista, se escribe la siguiente fórmula en la celda B8:
=CONTAR(B1:B7)
Esta fórmula nos permite conocer el número de celdas con valores numéricos, aun cuando este valor sea cero será considerado en el conteo.

Contar celdas con valor tipo texto 

Seguramente habrá ocasiones en las que se requiera contar celdas con valores tipo texto, en ese caso se podrá utilizar la fórmula contara.
Utilizando el ejemplo podemos contar más acertadamente los artículos de la lista contando la columna A, escribiendo en la celda A8 la siguiente fórmula:
=CONTARA(A1:A7)
Esta fórmula cuenta el número de celdas no vacías en el rango ya sea que su valor sea tipo numérico, fecha o texto, sencillamente cuenta todas aquellas celdas que tengan un valor asignado.
Se pude contar también de forma condicional, es decir aquellos que cumplen con alguna prueba lógica por ejemplo los mayores de 10, menores que 200, etc., para más detalles ver la explicación de la fórmula contar.si

Valor absoluto

El valor absoluto de un número se define como el valor de un nmero sin considerar su signo, por ejemplo el valor absoluto de 4 es 4 y el valor absoluto de -4 es también 4. Un ejemplo del uso de la formula es:
=ABS(B1)

Valor entero

En excel la fórmula para el valor entero de un número da como resultado el entero menor más próximo al número. Esta fómula no es un redondeo, simplemente la parte entera del  número.Por ejemplo:
=ENTERO(9.3) El resultado es 9
=ENTERO(9.9) El resultado también es 9

Funciones estadísticas 

Máximo y mínimo

Dentro de un rango de celdas podemos calcular cual es el número mayor y el número menor con las siguientes fórmulas:
=MAX(rango)
=MIN(rango)
Por ejemplo si quisiéramos saber cuánto cuesta el artículo más caro de nuestra lista de productos y cuánto el más barato tendríamos que escribir las siguientes fórmulas:
=MAX(B2:B7)
=MIN(B2:B7)
La primera nos dará el costo del artículo de precio unitario mayor (máximo precio unitario) y la segunda nos dará el costo del artículo con el precio menor.

Promedio

La fórmula promedio nos va a hacer el cálculo de la suma total de los valores entre el conteo de valores sumados dentro de un rango.
Digamos que en el ejemplo anterior queremos calcular el promedio del costo unitario de los artículos, es decir el promedio de los valores en la columna B, la fórmula se escribe de la siguiente manera:
=PROMEDIO(B1:B8)
Esto nos dará como resultado el promedio de los valores dentro del rango comprendido entre la celda B1 y la celda B8.

Funciones de texto 

Concatenar

Sirve para unir dos "cadenas" de texto que se encuentren en diferentes celdas. Se utiliza el simbolo & para unir las cadenas.
Digamos que en la columna A tengo nombres de personas y en la columna B tengo los apellidos, la forma de unirlos (concatenarlos) sería escribiendo en la columna C la fórmula siguiente:
 =A1&B1
Si quisiera poner un espacio entre cada una de las cadenas sería:
=A1&" "&A1

Derecha e izquierda

Extrae cierto número de caractéres de un texto, ya sea a la derecha o a la izquierda. El primer parámetro es la cadena de texto y el segundo la cantidad de caractéres a extraer. Por ejemplo en la fórmula:
=IZQUIERDA("Esto es una cadena",6)
El resultado sería: "Esto es"

Espacios

Esta fórmula quita los espacios de la izquierda y la derecha de algún texto. No quita los espacios interiores del texto. En la fórmula:
=ESPACIOS("   Cadena de texto    ")
El resultado sería: "Cadena de texto"

Reemplazar

Intercambia una cantidad de caracteres por otra. Los parámetros que recibe la función son:
  • Cadena de texto original
  • # de caractér a partir del  comenzará el reemplazo
  • # de caracteres a reemplazar
  • Texto a escribir en el espacio que será reemplazado
Ejemplo
=REEMPLAZAR("Cadena de texto original",1,15,"Palabra")
El resultado es: "Palabra original"

Funciones con fechas

Ahora y hoy

La función AHORA() sirve para escribir la fecha y hora actual del sistema.La función HOY() devuelve sólo la fecha.
Ejemplo:
=AHORA()
=HOY()

Dia, mes y año

Estas fórmulas ayudan a separar los datos de una fecha por ejemplo si tenemos la fecha "28/05/2006" usando las fórmulas nos darían los siguientes resultados:
=DIA("28/05/2006")    Resultado "28"
=MES("28/05/2006")     Resultado "5"
=AÑO("28/05/2006")     Resultado "2006"

Día de la semana

Esta fómula nos permite saber el día de la semana de alguna fecha determinada
Ejemplo:
 =DIASEM("28/05/2006")    Resultado "1" (Domingo)


Videotutoriales de Microsoft Office Excel 2003, primeros pasos:







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